Un día, Verónica Muñoz y Ana Paula Guajardo me hicieron la misma pregunta, en momentos distintos: “¿Cuántas horas nos quedan en este proyecto?”
Una pregunta simple, pero que no podíamos responder con la misma facilidad y rapidez.
Reconstruir la historia
Tuvimos que revisar las cargas de horas, preguntar por las que estaban pendientes y corregir actividades registradas en otro proyecto o en un servicio de soporte. Incluso llegamos a reconstruir parte de la historia para saber cuánto habíamos consumido.
Y mientras hacíamos todo eso, el proyecto seguía consumiendo horas, sin que tuviéramos certeza de que la información fuera correcta.
Fue en ese momento cuando en Imploi nos dimos cuenta de que cargar las horas era solo una parte del problema. También necesitábamos confiar en la información y tenerla disponible cuando había que decidir. Eso nos llevó a cambiar nuestra forma de trabajar.
Cómo cambiamos el proceso
Primero llevamos la gestión desde Excel al ERP Oracle NetSuite. Después incorporamos automatización e IA para ayudarnos con la carga de horas. Como equipo también nos tocó ponernos al día, aprender a usar estas herramientas y ordenar mejor el proceso.
Hoy funciona así:
- El bot propone las horas.
- Cada consultor las aprueba o las corrige.
- Los líderes hacen una revisión semanal.
La herramienta nos ahorra tiempo, pero revisar que el dato esté correcto sigue siendo responsabilidad nuestra.
El aprendizaje
Este ha sido uno de los aprendizajes más interesantes para mí: la IA no reemplazó nuestro proceso de control. Nos obligó a diseñar uno mejor.
Hoy podemos consultar el consumo y el saldo de un proyecto de inmediato, con mayor confianza en los datos. Todo esto nos ha dado más tiempo y, sobre todo, la tranquilidad de que nuestras decisiones están respaldadas por datos correctos.
Y en tu caso, ¿qué pregunta sobre tu negocio te cuesta responder con seguridad porque todavía no confías del todo en los datos que tienes?
Acompaño este artículo con un cómic creado con IA, donde aparecemos Verónica, Ana Paula y yo contando esta experiencia con un poco de humor.
